Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o

Szanowni Państwo,

Państwa prywatność jest dla nas ważna. Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w świetle przepisów jest administratorem Państwa danych osobowych. To oznacza, że odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: RODO)  obowiązuje od 25 maja 2018 roku; w związku z tym informujemy, że:

I Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Kartuskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o.  z siedzibą pod adresem ul. Mściwoja II 4, 83 - 300 Kartuzy (zwane dalej Spółką). Dane kontaktowe: tel. 58 681 04 54; fax. 58 681 02 09; e-mail: kpwik@kpwik.kartuzy.pl; reprezentowane przez Prezesa Zarządu – Tadeusza Ostanek.

II Inspektor Ochrony Danych

Zgodnie z przepisami, za wszelkie kwestie związane z ochroną i przetwarzaniem Państwa danych osobowych odpowiada Inspektor Ochrony Danych, którym w naszym  przedsiębiorstwie jest Dominika Konkel, z którą w razie pytań dotyczących zasad prywatności, przetwarzania i bezpieczeństwa danych oraz przysługujących Państwu praw należy kontaktować się pod adresem email: konkel@kpwik.kartuzy.pl lub pisemnie (na adres Spółki).

III Cele, okres oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe podlegają przetwarzaniu w związku ze świadczeniem usług. W zależności od rodzaju umowy to m.in. imię, nazwisko, adres, PESEL, NIP lub inne dane,  które wynikają z przepisów prawa. Umożliwiają one Państwa identyfikację. Do zawarcia umów są to dane niezbędne. Przekazanie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, jednakże stanowi warunek zawarcia umowy. Mogą Państwo podać także inne dane takie jak adres e-mail lub numer telefonu. Ułatwi to nam to kontakt z Państwem, choć nie jest niezbędne do zawarcia umowy.

Spółka przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach:

1. Podjęcie na Państwa wniosek działań zmierzających do zawarcia umowy ze Spółką, oraz zawarcie i realizacja umów związanych z zaopatrywaniem w wodę i odprowadzaniem ścieków (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. b) RODO)
2. Obsługi bieżących rozliczeń za wodę i kanalizację (na podstawie Art.6 ust.1 lit. c) RODO)
3. Wysyłania faktur drogą elektroniczną (Art. 6 ust.1 lit.a) RODO)
4. Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Spółce w związku ze zbiorowym zaopatrywaniem w wodę i zbiorowym odprowadzaniem ścieków (na podstawie Art.6 ust.1 lit. c) RODO)
5. Dochodzenie należności względem Spółki (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. f) RODO )
6. Komunikacja ze Spółką, dokumentowanie prowadzonych spraw, rejestrowanie skarg i wniosków kierowanych do Spółki a także przyjmowanie oraz rejestracja awarii zgłoszonych przez pogotowie wod-kan (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. f) RODO )
7. Zapewnienie bezpieczeństwa mienia oraz osobowego przez monitoring wizyjny (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
8. Zapewnienie poprawnej realizacji zgłoszeń telefonicznych (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
9. Realizacja zlecenia wykonania badań laboratoryjnych (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. b) RODO)
10. Zestawienie przewoźników ścieków do punktu zlewnego nieczystości płynnych (na podstawie Art. 6 ust.1 lit. b) RODO),
11. Realizacja zamówień publicznych (postawa prawna: Prawo zamówień publicznych)
12. Realizacja prac społecznie użytecznych (na podstawie Art.43x KKW)
13. Archiwizacja dokumentacji (na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów z uwagi na obowiązek przechowania danych wynikający z przepisów prawa, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub inne ważne względy interesu publicznego. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zawartej umowy będą przetwarzane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym umowa wygasła lub została rozwiązana (okres konieczny w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Dane osobowe zebrane w celach rekrutacyjnych będą przetwarzane do momentu ustania procesu rekrutacyjnego, a dane osób zatrudnionych będą przetwarzane przez okres określony w przepisach. Dokumentacja z danymi osobowymi będzie również przetwarzana do celów archiwalnych realizowanych w interesie publicznym i przechowywana w archiwum Spółki w przez okres niezbędny wynikający z przepisów dotyczących archiwizowania dokumentów obowiązujących u Administratora (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, będą one przetwarzane do momentu wycofania przez Państwa zgody.

IV Inni odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe powierzane są do przetwarzania podmiotom, przy pomocy których Spółka świadczy na usługi związane z zawartą umową. Mogą one obejmować, między innymi: świadczenie usług informatycznych, audytorskich, pocztowych, płatniczych czy świadczenie usług z zakresu obsługi prawnej. Powierzenie przetwarzania Państwa danych osobowych następuje w drodze podpisanych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i nie wymaga Państwa zgody. Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych zobowiązane są do ich przetwarzania wyłącznie na nasze udokumentowane zlecenie i wyłącznie w celu związanym ze świadczeniem usług. Dane nie będą udostępniane państwom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ani innym podmiotom niż wynikającym z przepisów prawa oraz niniejszej informacji. Spółka może być również zobowiązana do podania Państwa danych następującym podmiotom: urzędom administracji publicznej, sądom powszechnym, organom egzekucyjnym, oficjalnym bazom dłużników, biuru informacji gospodarczej, rejestrowi dłużników lub organom państwowym uprawnionym do ochrony porządku publicznego (w takiej sytuacji dane mogą być udostępnione bez Państwa wiedzy).

IV Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do Państwa danych osobowych, prawo żądania ich sprostowania (jeżeli dane są niedokładne lub niekompletne), usunięcia (jeżeli nie są już potrzebne do realizacji celów do których zostały zebrane oraz jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne), ograniczenia przetwarzania na warunkach wynikających z Rozporządzenia. Prawo ograniczenia przetwarzania danych przysługuje w  następujących przypadkach (przy składaniu wniosku należy wskazać jeden z poniższych przypadków): jeśli są uzasadnione zastrzeżenia co do prawidłowości Państwa danych osobowych; jeśli nie chcą Państwo, abyśmy przetwarzali Państwa dane,  jednocześnie bez ich usunięcia; jeśli takie dane osobowe nie są już potrzebne, natomiast Państwo ich potrzebujecie w związku z dochodzeniem swoich roszczeń; lub jeśli wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych. W zakresie w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Spółki, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, mają Państwo prawo do wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W zakresie, w jakim Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo do otrzymania od Spółki Państwa danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie Rozporządzenia, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy istnieje podejrzenie, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Swoje prawa mogą Państwo realizować w formie elektronicznej lub papierowej. Spółka w odpowiedzi poinformuje Państwo o podjętych działaniach. Jeżeli Państwa wniosek będzie nieuzasadniony lub nadmierny, zwłaszcza w sytuacji nagminnego powtarzania tych samych nieuzasadnionych czynności, Spółka może odmówić podjęcia działań. Wniosek możecie Państwo złożyć osobiście, listownie na adres Spółki lub pocztą elektroniczną na adres: konkel@kpwik.kartuzy.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu. Mogą Państwo skorzystać z gotowego wniosku o realizację swoich praw. Można go pobrać na dole strony lub w kancelarii podawczej w siedzibie Spółki.

V Obowiązek podania danych osobowych

Podanie przez Państwo danych osobowych jest dobrowolne, jednakże jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy oraz ustawowo określonych uprawnień i obowiązków związanych z wykonaniem czynności operacyjnych; w przypadku niepodania danych osobowych Spółka może odmówić zawarcia umowy. W zakresie w jakim dane osobowe są zbierane na podstawie Państwa zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne.

VI Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie:

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w zakresie danych dotyczących odczytu stanu wodomierzy (dane te mogą być pobierane w sposób automatyczny) – w tym zakresie przysługuje Państwu prawo wniesienia reklamacji i zakwestionowania prawidłowości odczytu; dane te nie będą profilowane.

Niniejsze zasady obowiązują od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w obowiązujących zasad w celu poprawy jakości świadczonych usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.